Лето неотвратимо приближается, а вместе с ним и пора отпусков — приятное и долгожданное время, требующее от кадровых работников повышенной работоспособности и внимания. Как определить расчетный период отпуска, как перенести отпуск по графику и как разделить его на части, рассмотрим в этой статье.
Виды отпусков
Видов отпусков не так уж много, но стоит перечислить их все, чтобы просто не забывать:
- ежегодный оплачиваемый;
- отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет);
- учебный;
- дополнительный (за ненормированный день, особые условия труда и т.д.);
- по уходу за ребенком;
- отпуск усыновителям ребенка (ст. 257 ТК РФ).
Чаще всего в летний период вопросы возникают с ежегодным отпуском, поэтому рассмотрим особенности его оформления.
Рабочий год — что это или как определить период предоставления отпуска
Отпуск предоставляется не за текущий календарный год, а за рабочий год сотрудника. Если он начал работать в организации 1 марта 2017 года, то его рабочий год — с 1 марта 2017 по 28 февраля 2018 г. И очередной отпуск, а положено за это время 28 дней, он будет брать за этот период.
В каких случаях период, за который предоставлен отпуск, может измениться? В него не включаются:
- Отпуска без сохранения заработной платы, если они длиннее 14 дней в рабочем году;
- Отсутствия по невыясненной или неуважительной причине;
- Отпуска по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет.
Если у работника имеет место один из перечисленных моментов, период отпуска нужно изменить, «сдвинуть». Сначала нужно определить количество дней, на которое сдвигается период отпуска, а затем прибавить его к последней дате периода.
Например: работник устроился 1 марта 2017 г., и его рабочий год — с 01. 03.2017 по 28.02.2018. В течение этого года работы он взял в сумме 25 дней отпуска без сохранения заработной платы. Так как 14 дней такого отпуска не влияют на период, находим количество дней для сдвига периода: 25-14=11 дней. Прибавив 11 дней к дате окончания периода, 28.02.2018., мы получаем дату 11.03.2018 г., которая станет началом следующего отпускного периода — с 11.03.2018 по 10.03.2019 г.
Аналогичным способом можно «сдвинуть» период и при отпуске по уходу за ребенком. В качестве вспомогательного средства можно использовать формулы в Экселе.
Есть некоторые особые виды работ, отпуск при которых хоть и вызывает вопросы, но обязан предоставляться по общим правилам:
- Неполное рабочее время;
- Совместительство;
- Надомный труд.
Также входят в отпускной период и больничные листы, и сами ежегодные отпуска.
График отпусков — перенос отпуска
Согласно 123 статье ТК РФ, график должны соблюдать и работники, и работодатели. Однако не всегда это возможно. Производственные вопросы, личные обстоятельства заставляют нас изменять свои планы. Как правильно перенести или совсем отменить отпуск? Для переноса отпуска составляется отдельное заявление в свободной форме. В графике делается пометка о предполагаемой дате отпуска. Если отпуск переносится на неопределенный срок, заявление все равно нужно составить с указанием переноса на следующий год. Нельзя при этом забывать, что не предоставление отпуска в течение 2 и более лет запрещено, а если речь о вредных условиях труда, отменить ежегодный отпуск работодатель права не имеет.
Уведомляем о начале отпуска
Не менее чем за 2 недели нужно уведомить работника о его отпуске по графику. Делать это лучше письменно, чтобы была возможность подтвердить ваше предупреждение. Уведомление составляется в свободной форме и выдается под подпись.
Однако эта процедура весьма трудоемка, особенно если речь идет о крупных компаниях. Как избежать этой обязанности? Можно составить приказ об отпуске за 14 дней до его начала, тогда подпись в приказе с указанием даты будет считаться уведомлением сотрудника о приближающемся отпуске.
Разбиваем отпуска на части
Право на разделение отпуска нам предоставляет ст. 125 ТК РФ. Фраза «по соглашению между работником и работодателем» вызывает некоторые вопросы. Должно ли соглашение быть письменным? Означает ли подпись в графике согласие работника? Практика показывает, что единого мнения у проверяющих нет. Поэтому разумнее будет либо составить письменное соглашение о разделении отпуска, либо взять с работников заявление об этом. Лучше сделать это до утверждения графика отпусков.
Отпуска — большая часть работы кадровиков, особенно в летний период, и вопросов по ним столько, что затронуть их все в одной статье невозможно. Продолжение следует!
Татьяна Догадаева, руководитель кадровой службы КАДИС