Новые сроки хранения кадровых документов

Росархив опубликовало перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения.

Приказ начнет действовать 18 февраля. Он придет на смену приказу Минкультуры, который утратит силу. Рассмотрим изменения для специалиста по кадрам.

Для каких документов увеличили срок хранения

Несколько кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:

• график отпусков (п. 453 перечня) — три года, а не год;
• книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков (пп. "ж" п. 463 перечня) — пять лет вместо трех.

Для каких документов уменьшили срок хранения

Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:

• документы о дисциплинарных взысканиях (пп. "д" п. 434 перечня) — три года вместо пяти лет;
• заявки о потребности в иностранцах (п. 377 перечня) — год вместо пяти лет;
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) — пять лет, а не постоянно;
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры (п. 435 перечня), документы о приеме, переводе, увольнении (пп. "а" п. 434 перечня), личные карточки работников (п. 444 перечня). Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.

Для каких документов установили специальный срок хранения

Появятся новые правила для отдельных видов документов. Уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года (п. 436 перечня). Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придется беречь год (п. 451 перечня). Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет (пп. "а" п. 423 перечня).