Организация эффективного документооборота в компании. Переход на электронный документооборот: преимущества и новые риски

Часть I. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

• Документирование деятельности компании. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа. Классификация документов.
• Создание документов: правила составления и оформления. Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов.
• Технология исполнения документов. Позиция Минфина и арбитражных судов по вопросам факсимильной подписи. Порядок исправлений документов. Документы, составленные на иностранном языке: требования к переводу. Сроки и контроль исполнения документов.
• Состав бухгалтерской документации организации: первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры, бухгалтерская и налоговая отчетность. Требования к содержанию документов бухгалтерии. Порядок изготовления и заверения копий.
• Основные принципы и способы организации делопроизводства и документооборота в хозяйствующем субъекте. Внутренний и внешний документооборот. Схемы жизненного цикла различных документопотоков. Сопряжение требований законодательных и нормативных актов, регламентирующих документооборот, в локальных актах организации, в том числе Учетной политике организации.
• График документооборота: назначение, порядок разработки и уточнения. Номенклатура дел бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения.
• Организация внутреннего контроля исполнения бухгалтерских документов организации.
• Хранение документов. Общие правила размещения дел (документов) в средствах хранения, организация подготовки дел (документов) бухгалтерии к передаче в архив предприятия. Сроки хранения документов в соответствии с требованиями различных законодательных и нормативных актов. Отбор документов для хранения и уничтожения с учетом требований Приказа Минкульта № 558.
• Документооборот по отдельным видам договоров: поставки, перевозки, транспортной экспедиции, возмездного оказания услуг, аренды, агентских, строительного подряда и др. Актуальность сочетания первичных и косвенных документов в фискальных целях.
• Документы в фискальных отношениях. Истребование документов в соответствии со статьями 93 и 93.1 НК РФ, особенности их представления, ответственность в соответствии со статьями 126 и 129.1 НК РФ, судебная практика. Порядок выемки документов в ходе налогового контроля и следственных процедур. Ответственность за отсутствие, неправильное оформление первичных учетных документов.

Часть II. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ВНУТРЕННЕГО, ТАК И ВНЕШНЕГО.

• Электронный документооборот (ЭДО). Особенности, преимущества и риски перехода на электронное делопроизводство.
• Нормативно-правовая база, регламентирующая документационное обеспечение управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
• Специальные требования к электронным документам. Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов. Рекомендации Минфина по организации учета и хранения электронных документов. Применение различных видов электронной подписи.
• Электронный архив: возможности и ограничения. Смешанные варианты хранения документов.
• Требования к системам электронного документооборота (СЭД). Критерии выбора СЭД. Внедрение и оптимизация СЭД.
• Информационная безопасность в системе ЭДО организации. Защита персональных данных (№ 152-ФЗ «О персональных данных»).
• Новые технологии в развитии электронного документооборота. Облачный документооборот. Применение облачных сервисов.
• Внедрение и эксплуатация систем электронного документооборота в организации. Этапы внедрения ЭДО. Основные сложности при замене системы. Особенности построения и интеграции в уже существующую систему. Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения. Как вовлечь сотрудников в использование ЭДО. Мотивация при переходе на ЭДО.
• Внешний ЭДО. Электронизация взаимоотношений с контрагентами компании. Развитие ЭДО с компаниями-нерезидентами. Распределенный документооборот. Обзор современных систем ЭДО. Выбор оптимального оператора ЭДО на российском рынке поставщиков.
• Построение эффективного ЭДО в фискальных отношениях. Право налогоплательщика по представлению электронных документов, электронных скан-копий документов по требованию налоговых органов. Налоговый кодекс и нормативные акты ФНС России об ЭДО во взаимоотношениях с налогоплательщиками. Получение и отправка электронных документов через операторов и личный кабинет налогоплательщика.

 ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ УЧАСТНИКОВ СЕМИНАРА И ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ.