Если подотчетное лицо сначала потратил собственные денежные средства, а потом просит возместить, нужно ли создавать авансовый отчет и отражать расчеты по счету 208? Или можно сразу оформить отчет о расходах подотчетного лица через 302 счет?
В Письме Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 сказано, что расчеты с работниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет могут быть отражены согласно учетной политике как на счете 208, так и на счете 302.
При этом в Письме Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 сделан вывод, что более корректно обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств под отчет, принять к учету как денежное обязательство учреждения с отражением на соответствующих счетах аналитического учета счетов 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и 050200000 "Принятые обязательства".
В Письме Минфина России от 08.04.2022 N 02-06-10/32293 так же сказано, что согласно положениями Инструкции N 157н на счете 20800 "Расчеты с подотчетными лицами" допускается отражение расчетов с сотрудником как по ранее выданным авансам, так и по компенсации задолженности по осуществленным им расходам без предварительной выдачи денежных средств.
Таким образом, документальное оформление и правила учета расходов произведенных сотрудником без предварительного получения денежных средств под отчет закрепите в учетной политике, при этом более корректно использовать счет 20800 "Расчеты с подотчетными лицами".
Услуга оказывается в соответствии с Регламентом Линии консультаций КАДИС.
