Произвели увольнение сотрудника. Возможности выдать Трудовую книжку (ТК) на руки в день увольнения не было. Отправили заказным письмом уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправку ее по почте. Данное согласие было получено, соответственно, Трудовая книжка была направлена заказным письмом по адресу, указанному работником.
Через некоторое время данное письмо было возвращено Почтой России обратно к нам, бывший работник его не получил.
Какие наши дальнейшие действия?
- Должны ли мы хранить ТК, есть ли ответственность за ее сохранность?
- Можем ли мы передать ТК через третьих лиц данному сотруднику?
- Есть ли необходимость писать дополнительные письма сотруднику или повторно отправлять ТК?
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ (ч. 2,3 ст. 84.1 ТК РФ). Аналогичные требования представлены в п. 36 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей").
В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя.
Согласно п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Трудовые книжки, не востребованные работником, хранятся у работодателя 50 или 75 лет в зависимости от того, когда по ним закончено делопроизводство - после или до 01.01.2003. Данное правило установлено ст. 449 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
Действующим законодательством установлена обязанность работодателя отдать трудовую книжку только ее владельцу.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Подводя итог вышеизложенному, мы считаем, что работодатель должен хранить трудовую книжку, которая не была получена работником.
При этом Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит норм, обязывающих работодателя направлять трудовые книжки повторно в случае неполучения ее работником.
Обратим внимание, что отдать невостребованную трудовую книжку работника третьим лицам можно только в случае смерти данного сотрудника.
Услуга оказывается в соответствии с Регламентом Линии консультаций КАДИС.
