Порядок возмещения расходов сотруднику, понесенных им за счет личных средств в интересах учреждения

Для возмещения работнику расходов, понесенных в интересах организации, сделайте следующее:

• получите от работника заявление (служебную записку, отчет) с приложенными документами, подтверждающими понесенные расходы, а в случае если вашим локальным нормативным актом предусмотрено последующее одобрение - и с визой руководителя или иного уполномоченного лица, свидетельствующей о согласовании возмещения;
• подготовьте РКО и выдайте работнику наличные деньги из кассы либо перечислите их на его банковскую карту. В поле 24 платежного поручения укажите "Возмещение расходов работника, произведенных в интересах организации", а поле 20 оставьте пустым - возмещение расходов не является доходом работника (п. 1 ст. 41 НК РФ, Приложение 1 к Положению Банка России от 29.06.2021 N 762-П, Письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).

Рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт (например, инструкцию или положение) о компенсации расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счет. В документе, в частности, можно предусмотреть:

• ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары (работы, услуги) в интересах организации (например, водитель в случае поломки служебного автомобиля в пути может оплатить ремонт);
• порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования. Согласовывать расходы можно разными способами. Например, можно предусмотреть предварительное согласование или получение визы руководителя на каждом заявлении или ином документе о возмещении понесенных расходов (последующее одобрение);
• перечень расходов, которые подлежат возмещению (например, услуги автомойки, приобретение канцтоваров, запчастей для оргтехники);
• список работников, имеющих право нести расходы в интересах организации, оплачивая их собственными средствами с последующим их возмещением. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности;
• предельную сумму расходов каждого вида, подлежащую компенсации;
• перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации. Например, можно установить, что работник должен составить заявление (служебную записку, отчет) на имя руководителя организации о возмещении расходов с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы. Документ, составленный в произвольной форме, но содержащий все обязательные реквизиты, можно использовать в качестве первичного учетного документа (пп. "г" п. 9 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"). Авансовый отчет составлять не обязательно, поскольку под отчет работнику деньги не выдавались. Однако вы можете установить, что для получения возмещения работнику необходимо его заполнить;
• сроки представления документов;
• сроки и порядок выплаты компенсации.

Дополнительно рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

Готовое решение: Порядок возмещения расходов сотруднику в случае, если ему не выдавались денежные средства под отчет (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс};

Корреспонденция счетов: Работник казенного (бюджетного, автономного) учреждения за счет личных денежных средств оплатил работы по ремонту служебного автомобиля (по согласованию с работодателем). Как отразить в учете учреждения расчеты с работником по возмещению произведенных им расходов, если денежные средства под отчет этому работнику предварительно не выдавались?.. (Консультация эксперта, 2025) {КонсультантПлюс}.