Форма ЕФС-1 — это единый отчет, который используется для предоставления сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд РФ. Этот документ стал обязательным после отмены привычных бумажных трудовых книжек и введения электронных форматов учета. Отчетность по форме ЕФС-1 касается всех сотрудников, включая тех, кто работает удаленно.
Как правильно заполнить форму ЕФС-1 на дистанционного работника?
Заполнение формы ЕФС-1 включает несколько этапов, и для дистанционных работников действуют общие правила. Вот пошаговая инструкция:
1. Общая информация
В первую очередь заполняются данные работодателя:
- регистрационный номер организации в ПФР;
- ИНН и КПП компании;
- наименование организации.
Эти сведения обязательны вне зависимости от типа занятости сотрудника.
2. Раздел «Сведения о работнике»
Здесь нужно указать личные данные сотрудника:
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- Дата рождения;
- ИНН (если есть).
Это стандартные поля, необходимые для идентификации каждого работника.
3. Указание вида работы
Для дистанционного работника важно корректно отразить характер труда. В разделе «Код выполняемой функции» указывается код 01, который соответствует основному месту работы.
4. Трудовые события
Важной частью отчета является указание кадровых событий. К таким относятся:
- прием на работу;
- перевод на другой вид работы;
- увольнение;
- изменение условий трудового договора.
Если работник был принят на удаленную работу, необходимо отметить событие приема на работу. В случае изменений в условиях трудового договора также вносятся соответствующие записи.
5. Информация о рабочем месте
Важно указать, что работа выполняется дистанционно. В графе «Место работы» можно написать «Дистанционная работа», либо привести адрес регистрации компании, если такой пункт предусмотрен договором.
6. Дата подачи отчетности
Форма должна содержать даты начала и окончания периода, за который подается отчет. Обычно это квартал, однако некоторые изменения требуют немедленного отражения в отчете (например, прием или увольнение).
7. Подпись и печать
Подписывается форма руководителем организации или уполномоченным лицом. Печать ставится, если она предусмотрена внутренними правилами компании.
8. Особенности для дистанционных работников
При заполнении формы ЕФС-1 для дистанционного работника стоит обратить внимание на следующие моменты:
- В разделе «Характер работы» обязательно указывается код «02», что означает дистанционную работу.
- Для перевода на дистанционную работу по инициативе работника заполните и сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием "Перевод", указав в графе 6 код "ДИСТ". При временном и постоянном переводе порядок одинаковый.
- При временном переводе в связи с форс-мажором, например из-за пандемии, не нужны согласие работников и допсоглашения. Издайте ЛНА, например Положение о временном переводе на дистанционную работу. Укажите причину и срок перевода, список переводимых работников, порядок обеспечения их необходимым оборудованием и другие правила организации труда на удаленке. Ознакомьте с ним работников. Сдайте на таких работников подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием "Перевод" и кодом "ДИСТ" в графе 6.
- Для увольнения дистанционного работника есть два дополнительных основания: 2 или более рабочих дня подряд работник не выходит на связь или переезжает в местность, где выполнять работу нельзя. Например, из-за того, что в другой местности нет связи.
- Учитывайте районные коэффициенты и северные надбавки в выплатах работника, если он трудится в местности, где они применяются.
- Удаленное рабочее место не считается обособленным подразделением, на налоговый учет его ставить не нужно.
Если у вас возникают сложности с оформлением документов или вы хотите убедиться, что все сделано верно, лучше проконсультироваться с экспертами КАДИС.