Как заполнить ЕФС-1 при переводе на неполное рабочее время

При переводе сотрудника на неполное рабочее время — будь то неделя или укороченный трудовой день — потребуется подготовить заявление от работника, соответствующий приказ и соглашение к действующему трудовому договору. Изменение графика по решению работодателя допустимо только при согласии самого сотрудника или же вследствие изменений в производственных процессах либо организационной структуре предприятия.

Существуют отдельные категории сотрудников, которым фирма обязана предложить возможность трудоустройства с частичной занятостью. Работник, относящий себя к такой группе, должен документально доказать свое право на льготы. Вместе с заявлением предоставляются подтверждающие документы: справки, свидетельства и пр. Приказ работодателя должен содержать точные сведения обо всех условиях работы, указанных самим сотрудником в заявке.

В правилах есть важное дополнение: следует учитывать особенности производственного процесса либо специфику трудовой деятельности (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).

Рассмотрим, как работает эта статья на конкретном примере

Допустим, Смородина Тамара Михайловна пишет заявление, что ее ребенок пошел в первый класс. И она хотела бы начинать работу на час раньше, чтобы заканчивать рабочий день раньше всех и забирать первоклассника из школы. У организации за час до начала рабочего дня производство закрыто, организовать доступ Тамаре Михайловне на час раньше нельзя. В таком случае, это право компании – отказать начинать работу раньше. Но заканчивать рабочий день раньше – пожалуйста, организация должна дать такую возможность.

Как быть, если работник – молодая мама просит о графике с неполным рабочим днем, а работодатель не отказывает, но устанавливает неполную рабочую неделю с гибким графиком?

В такой ситуации суд может прийти к выводу, что права сотрудника нарушены.

Иванова Ангелина Павловна хотела перейти на сокращенный рабочий день, чтобы успевать забирать малыша из детского сада. И обратилась к руководителю с такой просьбой. Организация, в ответ на заявление, отправила допсоглашение, где было предложено перейти на четырехдневную рабочую неделю с разной продолжительностью рабочего дня.

Суд в похожей ситуации (Определение 7-го КСОЮ от 05.03.2024 по делу N 88-4489/2024) вынес решение, что работница не получила того, о чем просила, ее положение, наоборот, ухудшилось.

Существуют ситуации по ст. 74 ТК, позволяющие фирме устанавливать неполное рабочее время. Однако реализация данного права возможна лишь при наличии объективных оснований — организационного или технологического характера, вынуждающих ввести урезанное рабочее время, иначе возникнет необходимость сокращения численности сотрудников. Важно подкреплять такие решения официальными доказательствами существования указанных обстоятельств и угрозы массовых увольнений.

При соблюдении вышеуказанных условий сотрудники заранее извещаются об изменении длительности рабочего времени минимум за 2 месяца, далее издается приказ, с которым персонал знакомится лично. Работник вправе выразить свое согласие или несогласие с введением нового графика труда непосредственно при знакомстве с документом. Если изменения приняты, работодатель обязан передать информацию в органы службы занятости.

Может возникнуть вопрос, следует ли в этих случаях заполнять подраздел 1.1 ЕФС-1 и сдавать форму в СФР? Ответ: да.

Если сокращенная работа носит временный характер, то подраздел 1.1 с мероприятием "ПЕРЕВОД" нужно подать дважды. В первый раз - при переводе, во второй раз - при его отмене.

В графе 3 формы нужно написать «ПРИЕМ» («ПЕРЕВОД»), в графе 6 "Код выполняемой функции" значения:

• "НЕПД" - для неполного рабочего дня;

либо

• "НЕПН" - для неполной рабочей недели.

Образец заполнения при переводе на сокращенный рабочий день выглядит так:

Сведения о занятости работника предоставляются в СФР. Если в организации есть российские обособленные подразделения, у которых открыт свой отдельный счет в банке и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, то подавать форму ЕФС-1 нужно отдельно по месту регистрации подразделений.

Подавать сведения при переводе нужно 25-го числа следующего месяца.

В законодательных актах РФ не определено, кто будет ответственным за подачу сведений в СФР. Организация сама решает этот вопрос. На практике это чаще всего кадровый специалист или бухгалтер. За неподачу, либо несвоевременную подачу формы предусмотрена административная ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. По этой статье могу оштрафовать только должностное лицо. Однако, есть риск, что юрлицо или ИП могут привлечь к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

В КонсультантПлюс от КАДИС Вы сможете найти образцы заполнения ЕФС-1 по разным ситуациям. Используя фирменные материалы с пошаговыми инструкциями и разъяснениями, Вы сможете заполнить форму без ошибок и сдать ее в срок.