Командировки: оформление и максимальные сроки
Командировки представляют собой временные поездки сотрудника по поручению работодателя для выполнения служебных задач вне места постоянной работы. Важно понимать, что направление в командировку требует соблюдения ряда правил, включая правильное оформление документации и соблюдение времени пребывания в поездке. Разберёмся в нюансах оформления командировки в 2025 году, рассмотрим срок командировки (максимальный), необходимые документы и порядок расчетов с сотрудниками.
Правила оформления командировки
Чтобы отправить сотрудника в командировку, соблюдайте необходимые процедуры. Издайте приказ о командировке. Для одного человека используется форма Т-9, а если отправляется группа людей – форма Т-9а. Руководитель подписывает приказ самостоятельно.
Хотя командировочные удостоверения и служебные задания больше уже не нужны, компании продолжают использовать эту документацию для удобства учета. Сегодня при оформлении командировки это остается на усмотрение работодателя.
Дни рабочей поездки, включая выходные и праздники, фиксируются в соответствующем табеле под кодами «К» или «06». Если работник выполняет трудовые обязанности в выходной день, то такой день обозначается кодом «К/РВ» или «06/03».
Для внешних и внутренних совместителей оформление командировки происходит так же, как и для обычных сотрудников.
Направление в командировку граждан РФ
Прежде чем отправлять сотрудника в командировку, важно убедиться, что работник не подпадает под категории лиц, которым запрещается выезжать в служебные поездки согласно законодательству. Отказаться от командировки могут следующие группы работников:
- беременные женщины;
- несовершеннолетние сотрудники;
- работники, которые подписали ученический договор, если поездка не связана с обучением;
- сотрудники, которые направляются в рабочие поездки исключительно с их согласия: мамы с малышами, родители детей-инвалидов и инвалиды при условии отсутствия медицинских противопоказаний.
Если возникает необходимость продлить командировку, важно соблюдать следующий порядок действий. Сначала выясните, требуется ли согласие сотрудника на увеличение срока пребывания. При положительном ответе оформите письменное разрешение. После этого составьте новый приказ о продлении командировки и сообщите сотруднику об изменениях.
Если же возникла ситуация, которая требует досрочного отзыва сотрудника из рабочей поездки, издайте соответствующий приказ. Об этом тоже уведомьте работника, например, отправьте копию бумаги по электронной почте.
Направление в командировку иностранных работников
Учитывайте ряд дополнительных требований, когда отправляете иностранного гражданина в командировку:
- Иностранцы с разрешением на работу. Если такие сотрудники находятся в России временно и осуществляют свою профессиональную деятельность с учётом разрешения на работу, то командировка за пределы территории, где было выдано разрешение, возможна максимум на 10 календарных дней. При этом профессия или должность должны соответствовать требованиям, установленным законом.
- Иностранцы с видом на жительство. Если такие сотрудники отправляются в командировку за пределы региона проживания, то максимальный срок командировки составляет 40 календарных дней в течение года. Здесь также действуют ограничения по спискам должностей и профессий.
- Высококвалифицированные специалисты. Такие сотрудники могут находиться в рабочей поездке за пределами региона выдачи разрешения на работу не более 30 календарных дней подряд в течение года.
Какие выплаты полагаются сотруднику?
Перед началом рабочей поездки командируемому предоставляется аванс для покрытия расходов. Перечислите необходимую сумму на карту либо выдайте наличными. Размер аванса рассчитывается на основе прогнозируемых затрат на жилье, еду и прочие потребности.
Когда рабочая поездка закончилась, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет вместе с подтверждающей документацией в течение 3 рабочих дней.
Сотрудник получает среднюю заработную плату за каждый рабочий день в командировке и в пути. Эти суммы выплачиваются в сроки выплаты зарплаты, облагаются налогом и включаются в расходы на оплату труда.
Предположим, руководитель юридического отдела Смирнов Олег Павлович отправился в рабочую поездку на четыре дня с понедельника 10 марта по четверг 13 марта. В расчетном периоде с 1 марта 2023 года по 29 февраля текущего года брал отпуск продолжительностью 28 дней. Остальное время отработал полностью. Зарплата составила 450 000 рублей, а отпускные 45 000 рублей.
Таким образом, количество фактически отработанных дней равно 230. Средняя заработная плата за день составит 1958,70 рублей (450 000 / 230). Общая сумма средней заработной платы за время командировки составит 7834,80 рубля (1958,70 * 4).
Оплата и оформление командировки однодневной происходит аналогично многодневным командировкам. Важно отметить, что при рабочей поездке по России суточные выплаты отсутствуют, однако при заграничной поездке выплачивается половина стандартной суммы суточных.
Служебные поездки по гражданско-правовому договору не считаются командировками. Необходимость таких поездок и правила возмещения расходов определяются в договоре. Сумма возмещения документально подтвержденных затрат, выплачиваемая сверх вознаграждения, включается в налоговые расходы, не облагается взносами, но облагается НДФЛ. На сумму возмещения по заявлению физлица можете предоставить профессиональный вычет.
Максимальные сроки командировки
Сроком командировки считается временной промежуток, начинающийся с момента отправления сотрудника в рабочую поездку и заканчивающийся его прибытием обратно.
Законодательство не устанавливает конкретных предельных сроков для служебных поездок. Срок командировки (максимальный) определяется работодателем в зависимости от характера и объема поставленных перед сотрудником задач. Этот срок указывается в приказе о рабочей поездке, и дни считаются с момента отправления до дня прибытия обратно.
Рассмотрим пример. Если Смирнов Олег Павлович выехал в рабочую поездку 1 сентября в 23:30 и вернулся 3 сентября в 06:30, срок командировки составит 3 дня.
Важно помнить, что командировка имеет конечный срок, даже если длится два-три месяца. Бессрочных командировок нет, потому что рабочая поездка подразумевает исполнение поручения работодателя в ограниченный временной промежуток.
Правильное оформление командировок в 2025 году и соблюдение установленных норм позволяет избежать юридических проблем и обеспечивает справедливую компенсацию сотрудникам за выполненную работу. Важно внимательно подходить к каждому этапу процесса, чтобы обе стороны остались довольны результатом.