Как правильно организовать учебный отпуск сотрудников в 2025 году: инструкции, расчёты и юридические тонкости для работодателей
Учебный отпуск — это гарантированное право работников получать перерыв от работы для успешной сдачи экзаменов или завершения учёбы. Правильное проведение процедуры гарантирует своевременное получение законного перерыва и выплату полагающихся денежных средств. Игнорирование законов и норм чревато проблемами как для работодателей, так и для самих сотрудников.
Кому работодатель должен предоставить учебный отпуск?
Работодатель обязан предоставить учебный отпуск сотрудникам, проходящим обучение впервые, если сотрудник работает на основном месте трудоустройства. Важно помнить, что внешние и внутренние совместители лишены права на оплачиваемые учебные отпуска и вынуждены оформлять такие отпуска за собственный счёт.
Получение повторного высшего образования не даёт автоматического права на оплаченные учебные отпуска. Решение о выплате принимается индивидуально работодателем согласно внутреннему регламенту предприятия.
Пример ситуации:
Тамара Павловна Архангельская устроилась бухгалтером в компанию ООО «Морской прибой». Параллельно она поступила заочно учиться в университет по специальности «Финансовый менеджмент». Так как Тамара Павловна учится впервые, компания обязана предоставить ей учебный отпуск на период экзаменационной сессии.
На каких условиях предоставляется учебный отпуск
Правомерность требования сотрудником учебного отпуска основывается на ряде критериев:
- Сотрудник предоставил официальную справку-вызов из образовательного учреждения.
- Работа сотрудника осуществляется именно на основном рабочем месте.
- Образовательная программа должна иметь государственную аккредитацию.
- Уровень полученного ранее образования не повторяется вновь.
Отдельные условия действуют для сотрудников, поступивших в аспирантуру. Они имеют право подать заявление о предоставлении учебного отпуска заранее и прикрепить копию решения диссертационного совета.
Продолжительность оплачиваемых учебных отпусков
Продолжительность учебного отпуска указывается в справке-вызове. Оплачиваемая часть отпуска регулируется Трудовым кодексом и зависит от уровня образования.
Например:
- Студенты очники получают только неоплачиваемый отпуск:
- сессия — максимум 15 дней;
- государственные экзамены и защита диплома — до 4 месяцев.
- Для студентов магистратуры или бакалавриата (заочный или же очно-заочный формат):
- 1-2 курсы — 40 дней;
- последующие годы — 50 дней;
- государственная экзамены и дипломная защита — до 4 месяцев.
Этот срок включает праздники и выходные дни.
Как оплатить учебный отпуск
Средняя заработная плата рассчитывается исходя из фактически отработанных дней за последние двенадцать месяцев. Компенсируется каждый день учебного отпуска вне зависимости от наличия праздничных или выходных дней.
Общий порядок расчета оплаты учебного отпуска:
Шаг 1: Определите расчетный период — это предыдущие 12 календарных месяцев перед началом учебного отпуска.
Шаг 2: Исключите из расчетного периода дни предыдущих учебных отпусков, больничных и иных аналогичных периодов, когда зарплата не начислялась.
Шаг 3: Посчитайте общую сумму дохода за этот период, включающую только те месяцы, которые были отработаны полностью или частично.
Шаг 4: Найдите среднюю дневную заработную плату делением общей суммы доходов на общее количество календарных дней в отработанном периоде.
Шаг 5: Умножьте полученный средний дневной заработок на количество дней учебного отпуска.
Пример расчета оплаты учебного отпуска:
Допустим, сотрудница Ольга Михайловна Сидорова находится едет на сессию. Ей предоставлен оплачиваемый учебный отпуск на 15 календарных дней (с 1 июля по 15 июля 2025 года).
Её оклад — 30 000 рублей ежемесячно. Она получила предыдущий учебный отпуск в декабре 2024 года на 14 дней.
Расчет ведется следующим образом:
Шаг 1. Определяем период: май 2024 — июнь 2025 гг.
Шаг 2. Исключаем дни предыдущего учебного отпуска: декабрь 2024 года (14 дней).
Шаг 3. Рассчитываем доход за расчетный период.
- Декабрь 2024 года: отработано 17 дней из 31.
- Заработная плата за декабрь: 30000÷31×17=16774,19руб.
- Остальные 11 месяцев отработаны полностью: 30 000 х 11 = 330 000 руб.
- Итоговая сумма дохода за расчетный период: 330000+16774,19=346774,19руб.
Шаг 4. Определяем общее количество календарных дней в расчетном периоде, учитывая исключение декабрь 2024.
- Полные месяцы: 11 * 29,3 = 322,3 дня.
- Частично отработанный декабрь: 29,3÷31×17≈16 дней.
- Всего: 322,3+16=338,3 дня.
Шаг 5. Средний дневной заработок: 346774,19÷338,3=1025,05руб./день
Шаг 6. Итоговая сумма выплаты: 1025,05×15=15375,75руб.
Итак, Ольге Михайловне начислят 15 375,75 рублей.
Оплату за учебный отпуск производят аналогично ежегодному отдыху — минимум за три дня до его начала.
Помните, что законодательно замена учебного отпуска денежным эквивалентом не предусмотрена. Сотрудники, имеющие право на учебный отпуск, получают его исключительно в виде свободного времени.
Документы для оформления учебного отпуска
Процедура подачи документов выглядит следующим образом:
- Предоставляется справка-вызов из образовательного учреждения.
- Составляется личное заявление сотрудника на предоставление учебного отпуска.
- Издаётся соответствующий приказ работодателя.
- Выполняются отметки в журнале учёта рабочего времени и личном деле сотрудника.
Пример заявления:
Генеральному директору ООО "Алые паруса"
Виноградову П.Н.
от юриста Морозова Т.И.
Заявление
Прошу предоставить мне оплачиваемый учебный отпуск продолжительностью 23 календарных дня с 09.06.2025 по 01.07.2025.
Приложение: справка-вызов от 26.05.2025 N 732
Морозов
27.05.2025
Что ещё важно учесть при оформлении учебного отпуска:
- Если отпуск предоставлялся для подготовки к защите диссертации, то нужно издать приказ о завершении учебного отпуска.
- Работник не обязан приносить отрывную часть справки. Отсутствие подтверждения не повлечёт санкций для сотрудника.
- Нельзя отменить или продлить учебный отпуск даже при болезни работника. Срок строго фиксируется документом из вуза.
- Вернуть сотрудника досрочно из учебного отпуска невозможно.
- Работодатель обязан предоставить отпуск, если предоставлена соответствующая справка-вызов.
- Использовать отпуск частично разрешено по просьбе самого работника. Оформляют отпуск на указанное число дней, предусмотренных справкой.
Уделите внимание правильности заполнения бумаг, чтобы обойтись без юридических осложнений между организацией и сотрудниками.
Дополнительные гарантии и льготы
Помимо стандартных гарантий учебного отпуска, некоторые категории сотрудников пользуются дополнительными льготами:
- Возмещение стоимости проезда к месту обучения и обратно один раз в год для заочников.
- Возможность сократить рабочую неделю на определённое количество часов.
- Оплата половины среднего заработка за дни отдыха от работы, посвящённые обучению.
Эти преимущества помогают лучше сочетать рабочие обязанности и процесс обучения, минимизируя потери в доходах.
Учебный отпуск - важный инструментом развития как для сотрудников, так и для компании. Как показывает опыт ведущих компаний России, правильное оформление и организация учебных отпусков повышает квалификацию персонала и конкурентоспособность организации на рынке труда. При этом важно помнить, что законодательство защищает права работников на получение образования, а соблюдение всех формальностей гарантирует успешную реализацию программ обучения.
Следить за изменениями в законодательстве в сфере образования вы можете в СПС КонсультантПлюс.