Учет аренды офиса
После открытия бизнеса многие предприниматели задаются вопросом, где разместить офис, склад или производственное помещение. Рассмотрим ключевые моменты, которые стоит учитывать при заключении договора аренды, опираясь на законодательные нормы и правоприменительную практику.
Важно помнить, что Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) не предусматривает отдельных норм для регулирования аренды нежилых объектов, поэтому при составлении договора аренды следует ориентироваться на общие положения главы 34 ГК РФ. Согласно статье 606 ГК РФ, арендодатель обязан передать арендатору имущество во временное владение и/или пользование за определенную плату. Участниками сделки выступают арендодатель и арендатор. Только собственник либо уполномоченное им лицо вправе сдавать имущество в аренду (статья 608 ГК РФ).
Перед заключением договора необходимо убедиться, что арендованное помещение действительно принадлежит арендодателю. Для этого потребуется запросить свидетельство о праве собственности на объект недвижимости. Кроме того, важно ознакомиться с документом, подтверждающим полномочия лица, которое будет подписывать договор аренды (например, устав организации или доверенность). Подписание договора неуполномоченным лицом может привести к признанию соглашения недействительным согласно статье 174 ГК РФ. Если арендодатель отказывается предоставлять такие документы, это повод задуматься.
Когда одна из сторон договора – юрлицо, оформление арендных отношений обязательно осуществляется в письменной форме (пункт 1 статьи 609 ГК РФ). Договор обычно оформляется в виде одного документа, подписываемого обеими сторонами, причем количество оригиналов соответствует количеству участников сделки. Если необходима государственная регистрация договора, готовится дополнительный экземпляр для регистрирующего органа.
Акт приема-передачи, подписанный обеими сторонами, фиксирует передачу помещения в аренду (статья 655 ГК РФ). В акте указываются характеристики помещения, его текущее состояние, а также информация о наличии оборудования или мебели. Отсутствие данного акта может затруднить использование помещения арендатором (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 06.07.2009 № КГ-А40/5970-09, ФАС Северо-Западного округа от 24.11.2006 № А13-1928/2006-04).
Также момент передачи имущества считается началом защиты интересов арендатора против претензий со стороны третьих лиц (информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 11.01.2002 № 66, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.03.2010 № А45-5590/2008).
Помимо этого, правильное оформление всех необходимых документов важно и для целей налогообложения. Налоговые органы требуют предоставления договора аренды, акта приема-передачи объекта, счетов на оплату арендной платы и платежных поручений (письмо Федеральной налоговой службы РФ от 05.09.2005 № 02-1-07/81, Министерства финансов РФ от 26.10.2004 № 03-03-01-04/1/86). Хотя Министерство финансов позже подтвердило возможность учета затрат на аренду без ежемесячных актов оказания услуг (письма от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559), рекомендуется всё же оформлять подобные акты ежемесячно. Бухгалтерские правила также предусматривают необходимость таких актов (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).
Итак, чтобы правильно оформить арендные отношения с точки зрения налогового и бухгалтерского учета, понадобятся следующие документы:
- договор аренды;
- акт приема-передачи помещения;
- документы, подтверждающие оплату (платежные поручения);
- акты оказанных услуг аренды.
Как арендатору отражать расходы на ремонт арендованного помещения в бухгалтерском учете
Если вы используете арендованные площади для производственного процесса (создание продукции, закупка и реализация товаров, предоставление услуг), то текущие расходы на их обслуживание, возникающие при использовании, следует включать в обычные виды хозяйственной деятельности (см. пункты 5 и 7 ПБУ 10/99 "Расходы предприятия").
Такие затраты должны быть зафиксированы на счетах, связанных с производственными расходами или в разделе продажных издержек.
Если текущий ремонт был проведён до момента начала эксплуатации арендованного объекта, который затем будет рассматриваться как право на пользование активом (ППА), данные расходы следует учесть в общей стоимости этого ППА (пункт 13 подпункт "в" ФСБУ 25/2018).
В случаях, когда ремонт проводится силами собственного отдела техобслуживания, расходы первоначально аккумулируются на счёте 23 "Вспомогательные производства".
Расходы на ремонт будут признаны в том отчётном периоде, когда будет подписан соответствующий документ, подтверждающий выполнение этих работ (например, акт приёма-передачи выполненных работ), содержащий все требуемые реквизиты первичной документации (согласно пунктам 16 и 18 ПБУ 10/99). При выполнении ремонта своими силами этот документ обычно заверяется руководителями компании и подразделения, осуществлявшими работы.
ФСБУ 25/2018 и ФСБУ 6/2020 не содержат конкретных рекомендаций касательно того, каким образом учитывать расходына проведение капитального ремонта, осуществленные арендатором в ходе исполнения договора аренды. В связи с этим компаниям предлагается самостоятельно разрабатывать методики учета таких расходов, основываясь на положениях пункта 7.1 ПБУ 1/2008, и фиксировать их в своей учетной политике.
Разберем возможные варианты учета затрат на капитальный ремонт, понесенных арендатором при аренде
- Капитальный ремонт как обособленный объект основных средств (ОС)
Существенные затраты на капитальный ремонт, проводимый реже чем раз в год (либо реже стандартного операционного цикла, если он превышает годовой период), могут рассматриваться как отдельный объект ОС. Срок эксплуатации данного объекта определяется с учетом соотношения между периодами проведения ремонтов и оставшимся сроком аренды (или периодом использования права на актив ППА) (в соответствии с пунктами 8–10 ФСБУ 6/2020 и пунктами 10, 17 ФСБУ 25/2018). Эти затраты относятся к категории капиталовложений, если выполняются условия, обозначенные в пункте 6 ФСБУ 26/2020 (п. п. «ж» пункта 5 ФСБУ 26/2020). Далее такие объекты учитываются среди собственных ОС, если соответствуют критериям, указанным в пункте 4 ФСБУ 6/2020 (пункт 18 ФСБУ 26/2020). Рекомендуется включать в пояснения к бухгалтерскому отчету сведения о том, что значительную долю стоимости собственных ОС составляют расходы на капитальный ремонт арендуемого имущества.
- Отражение затрат на капитальный ремонт в составе ППА
Если арендованный объект уже учтен как ППА, то затраты на его капитальный ремонт также могут быть добавлены к стоимости ППА. В учетной политике необходимо предусмотреть случаи, когда увеличивается первоначальная стоимость существующего ППА, а когда создается новый ППА. Это может зависеть от соотношения сроков между проведением ремонтов и оставшимся полезным сроком службы ППА. Амортизационные отчисления по таким объектам производятся в общем порядке.
Как арендатору учитывать расходы на ремонт арендованного помещения при расчете налога на прибыль
Затраты на текущий или капитальный ремонт арендованного помещения, используемого в целях производства и реализации, можно учесть в составе прочих расходов, если договором (соглашением к договору) не предусмотрено возмещение таких затрат арендодателем. В этом случае расходы признайте в отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникли, в размере фактических затрат (п. п. 1, 2 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ).
При наличии в налоговом учете резерва под предстоящие ремонты ОС расходы на ремонт арендованного помещения спишите за счет резерва (п. п. 2, 3 ст. 260, п. 2 ст. 324 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.12.2007 N 03-03-06/1/901).
Будьте внимательны: если в вашем договоре ничего по поводу ремонта не написано, то капитальный ремонт будет обязанностью арендодателя, а текущий - арендатора (ст. 616 ГК РФ). В этом случае исполнение за арендодателя его обязанностей по проведению капитального ремонта нельзя расценить как экономически обоснованный расход и учесть в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-06/1/51, от 27.07.2006 N 03-03-04/2/183).
В бухгалтерском учете на дату передачи арендодателю результатов ремонта сумму затрат на ремонт отразите в прочих доходах или, если вы выполнили этот ремонт собственными силами, - в доходах по обычным видам деятельности (п. п. 4, 5, 7, 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации"). Соответственно, в прочих расходах или в расходах по обычным видам деятельности признайте затраты на ремонт (п. п. 4, 5, 11 ПБУ 10/99).
В налоговом учете действуйте так же:
- арендную плату в сумме, установленной в договоре, учитывайте в прочих расходах;
- стоимость ремонтных работ (без НДС) признайте в доходах от реализации (п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 249 НК РФ, Письма Минфина России от 25.01.2010 N 03-03-06/1/19, от 18.03.2008 N 03-03-09/1/195);
- затраты на проведение ремонта учтите в расходах как расходы на выполнение работ - по соответствующим статьям гл. 25 НК РФ (материальные затраты, затраты на оплату труда и т.п.).
Как использовать офис для повышения продаж и создания благоприятной атмосферы
В современном бизнесе успех компании зависит не только от качества продукта или услуги, но и от окружающей среды, в которой работают сотрудники и взаимодействуют клиенты. Офис играет ключевую роль в создании такой атмосферы, которая способствует повышению продуктивности сотрудников и улучшению восприятия бренда клиентами.
Создание комфортной рабочей среды
- Комфортная рабочая среда помогает сотрудникам чувствовать себя уверенно и мотивированно. Вот несколько аспектов, на которые стоит обратить внимание:
- Освещение: Естественный свет улучшает настроение и повышает концентрацию. Постарайтесь максимально использовать окна и естественное освещение, дополнив его качественными искусственными источниками света.
- Температура и вентиляция: Оптимальная температура и хорошая циркуляция воздуха важны для поддержания здоровья и работоспособности команды.
- Эргономика рабочего места: Удобные стулья, столы правильной высоты и мониторы помогут снизить усталость и повысить эффективность работы.
- Зоны отдыха: Наличие зон для расслабления, где сотрудники могут сделать перерыв, выпить кофе или просто отвлечься, положительно сказывается на их общем состоянии.
B. Организация пространства для встреч с клиентами
Первое впечатление клиента о вашей компании часто формируется уже в офисе. Важно создать пространство, которое бы подчеркивало профессионализм и дружелюбие вашего бизнеса.
- Приёмная зона: Уютный и современный дизайн приёмной зоны поможет клиентам почувствовать себя комфортно. Добавьте удобные кресла, журнальные столики с актуальной литературой и свежесваренный кофе.
- Конференц-залы: Обеспечьте достаточное количество конференц-залов разного размера для проведения переговоров и презентаций. Используйте современные технологии (проектор, экран, звуковое оборудование) для улучшения взаимодействия.
- Декор и брендирование: Разместите элементы корпоративного стиля (логотипы, фирменные цвета) в ключевых местах офиса, чтобы усилить ассоциацию с вашим брендом.
Использование технологий для оптимизации процессов
Современные технологии позволяют значительно улучшить рабочие процессы и взаимодействие с клиентами.
- Цифровые панели и экраны: размещайте актуальную информацию о продуктах, услугах и новостях компании на цифровых панелях в зоне ожидания клиентов.
- Автоматизация бизнес-процессов: использование CRM-систем и других программных решений позволит быстрее обрабатывать запросы клиентов и улучшать качество обслуживания.
- Интерактивные системы: установите интерактивные терминалы или планшеты, через которые клиенты смогут самостоятельно получать необходимую информацию или оставлять отзывы.
Культура общения и командообразование
Благоприятная атмосфера внутри коллектива влияет на общий настрой и производительность. Создание культуры открытого общения и поддержки друг друга помогает достичь лучших результатов:
- Открытые планировки: перегородки между рабочими местами могут быть заменены на низкие перегородки или вовсе отсутствовать, создавая ощущение открытости и доступности. Внимание: важно учитывать мнение коллег, не всегда открытая планировка является оптимальным решением.
- Команды сотрудничества: организуйте совместные мероприятия, тренинги и тимбилдинги, чтобы укрепить связи внутри коллектива.
- Обратная связь: регулярно собирайте обратную связь от сотрудников и клиентов, чтобы понимать, какие аспекты нуждаются в улучшении.