В командировку едет руководитель. Билеты и проживание в гостинице оплачивает секретарь со своей банковской карты. В таком случае отчитываться за руководителя тоже должен секретарь?
Да, если секретарь тоже направлен в командировку и там он оплачивает затраты на проезд и проживание за руководство. Каждый работник по итогам командировки должен отчитываться только о своих тратах. Секретарь в расходах отразит оплату проживания в гостинице за себя и руководство, а также расходы на билеты. В отчете руководителя таких расходов вообще не будет. И это нормально, ведь расходы секретаря обоснованны — они сделаны не для личных целей, а для нужд компании.
Если хотите дополнительно подстраховаться, можно попросить секретаря написать пояснительную записку с описанием ситуации.
Если же секретарь не ездил в командировку, а оплатил затраты на билеты и проживание в гостинице со своей банковской карты до начала командировки руководителя, нужно:
- составить авансовый отчет о расходах секретаря, приложив к нему подтверждающие документы (приобретенные билеты, подтверждение из гостиницы об оплате, выписку с банковской карты). Если аванс не выдавался, нужно написать заявление на имя руководителя на возмещение расходов;
- утвердить этот авансовый отчет у руководителя или получить его одобряющую визу на заявлении. После чего надо возместить расходы секретарю. Дожидаться начала/окончания командировки руководителя для этого не нужно.
А вот для целей налогообложения прибыли расходы на проезд и проживание в командировке надо будет учесть после окончания самой командировки и утверждения авансового отчета по ней.
Подробнее см. КонсультантПлюс, раздел Финансовые и кадровые консультации, Вопрос, 2016.
