Сотрудник ездил в командировку и брал автомобиль в аренду (каршеринг). По возвращении из командировки сотрудник представил в организацию чеки, подтверждающие, приобретение бензина. Необходимо ли составление путевых листов для учета стоимости данного бензина в расходах по налогу на прибыль?
Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".
Указанный порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций.
Налогоплательщики, на которых положения Приказа Минтранса РФ N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
В то же время налогоплательщики также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода. По мнению Минфина, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (Письмо от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
Основанием для учета расходов на ГСМ являются документы о приобретении топлива и смазочных материалов и об их расходе. Путевой лист может использоваться с этой целью, но его применение не является обязательным для всех организаций, в том числе и с точки зрения подтверждения расходов по налогу на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).
Таким образом, налоговики допускают, что кроме путевого листа можно использовать и иные документы, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода. Правда, о том, какие конкретно это бумаги, в Письме от 09.07.2019 N 16-15/116577@ ничего не сказано. Вместе с тем в свое время и финансисты делали допущение, что расходы на ГСМ можно подтвердить даже при отсутствии путевых листов. Например, в Письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.
Таким образом, полагаем, что в случае представления сотрудником детального отчета о поездках, который содержит такие данные, как маршрут поездки, показания одометра и.т.д, то данный документ и чек, подтверждающий оплату ГСМ, могут подтвердить расходы на ГСМ.
Услуга оказывается в соответствии с Регламентом Линии консультаций КАДИС.
