Работодатель нередко сталкивается с ситуацией, когда один из сотрудников временно отсутствует, и возникает необходимость перераспределить его функциональные обязанности среди остальных членов коллектива. При решении таких задач важно учитывать множество нюансов, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, чтобы избежать возможных правовых рисков.
Когда чужие обязанности требуется перепоручить?
Возложение дополнительных обязанностей возможно, когда работа временно отсутствующего основного сотрудника объективно требует исполнения другими лицами. Например, это может произойти в следующих случаях:
- Отсутствие основного сотрудника по причине заболевания, отпуска или командировки;
- Обязанности руководителя организации, включая случаи временной нетрудоспособности или ухода в декретный отпуск;
- Необходимость выполнения особых видов работ, требующих оперативного вмешательства и невозможности ожидания выхода сотрудника на свое рабочее место.
Согласно законодательству, временное отсутствие сотрудника не влечет автоматического освобождения работодателя от исполнения обязательств перед клиентами и партнерами, поэтому необходимо правильно организовать процесс передачи обязанностей другим сотрудникам. Помните, ели речь идёт о передачи обязанностей руководителя, таких как осуществление предпринимательской деятельности, по управлению юрлицом, проверьте кандидата на отсутствие у него дисквалификации. Дисквалифицированное лицо не может исполнять указанные обязанности.
Ещё к ограничениям можно отнести несколько категорий работников, которым не стоит поручать замещение временно отсутствующего сотрудника:
- несовершеннолетним, если предстоящая работа, в частности, выполняется вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ);
- женщинам, когда работа предусматривает перенос тяжестей, превышающих предельно допустимые для женщин нормы, в том числе в период беременности (ч. 2 ст. 253 ТК РФ);
- иностранным гражданам, которые временно пребывают в РФ, если предстоит выполнять обязанности по должности главного бухгалтера или иной должности, по которой на работника возлагается ведение бухгалтерского учета (п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах);
- совместителям, если основная и по совместительству работа связана с вредными и (или) опасными условиями труда. (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК РФ).
Способы возложения дополнительных обязанностей
Существует несколько способов юридического оформления поручений дополнительной работы:
Совмещение должностей
Наиболее распространенной формой является заключение доп соглашения о совмещении профессий или должностей. Ключевые моменты, которые должны быть прописаны в соглашении согласно статье 60.2 ТК РФ:
- Объем выполняемых обязанностей,
- Срок исполнения поручения,
- Размер доплаты за дополнительный объем работы.
Доплата должна быть согласована заранее, иначе работник вправе отказаться от исполнения новых обязанностей.
Временный перевод
Другой способ — это временный перевод сотрудника на другую должность в рамках той же организации. Он осуществляется на основании отдельного соглашения сторон (статья 72.2 ТК РФ) и может сопровождаться изданием приказа работодателем, где срок перевода фиксируется фразой: «до выхода на работу временно отсутствующего (ФИО)».
Если вы ведете личные карточки (форма N Т-2), то факт перевода можете отразить в разд. X "Дополнительные сведения" личной карточки работника. А вот в трудовую книжку (бумажную и электронную) никакой информации о временном переводе вносить не надо. Важно отметить, что временные переводы допустимы только с письменного согласия сотрудника. По окончании срока перевода работник обязан вернуться на прежнее место работы. Если срок перевода окончен и вы не предоставили работнику прежнюю работу, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода исчерпаны и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Что бы защитить компанию от претензий, лучше в произвольной форме составить для работника уведомление об окончании временного перевода и предоставлении ему прежнего места работы.
Срок исполнения обязанностей по вакантной должности может быть любым. Исключение - временный перевод, срок до года (ст. ст. 58, 59 ТК РФ).
Прием нового сотрудника
Для замены временно отсутствующего специалиста компания может принять нового сотрудника на условиях срочного трудового договора (абз. 2 ч. 1 ст. 59). Новый сотрудник полностью исполняет обязанности отсутствующего коллеги, и отношения регулируются общими нормами трудового права.
Составляем приказ о возложении дополнительных обязанностей: образец приказа о временном исполнении обязанностей
Оформление приказа является обязательной процедурой, закрепляющей изменение трудовых отношений. Документ составляется в свободной форме, однако должен включать основные элементы:
- ФИО сотрудника, которому передается дополнительная нагрузка;
- Наименование должности, обязанности которой подлежат исполнению;
- Продолжительность такого исполнения (например, "до момента выхода основного сотрудника");
- Размер доплаты, он устанавливается по соглашению сторон с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы;
- Основания для внесения изменений (отзыв заявления на отпуск, больничный лист и др.).
Пример приказа
Приказ № __ от "__" ______ 20__ г.
О возложении дополнительных обязанностей
В связи с отсутствием главного бухгалтера Ивановой А.А. по состоянию здоровья и необходимостью поддержания бесперебойной работы бухгалтерии, в соответствии со ст. ст. 60.2, 151 ТК РФ и на основании дополнительного соглашения от 19.09.2025 N 1/40-дс к трудовому договору от 07.04.2021 N 40/20-тд
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера на период временной нетрудоспособности на старшего бухгалтера Петрова В.В., без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
1.1. Установить период исполнения обязанностей временно отсутствующего работника: с 22.09.2025 до окончания временной нетрудоспособности главного бухгалтера Верхнер И.Г.
2. Установить Петрову В.В. компенсацию за выполнение дополнительной нагрузки в размере ___ рублей ежемесячно.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор __________/И.И. Сидоров/
С приказом ознакомлены: __________/
Такой приказ позволит четко зафиксировать изменения в рабочих отношениях и защитить интересы обеих сторон. Работодателю, который не оплатит дополнительную работу, грозит ответственность, вплоть до уголовной (ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 145.1 УК РФ).
Как и сколько хранить документ?
Все кадровые документы, связанные с по личным составом, хранятся в порядке, установленном согласно Перечню, утвержденному Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:
- 50 лет:если делопроизводство по приказу было завершено после 1 января 2003 года;
- 75 лет:если делопроизводство было завершено до 1 января 2003 года.
Важно обеспечить сохранность документа, особенно если была предусмотрена выплата компенсаций, так как это может повлиять на расчет заработной платы и налоговых вычетов.
Ответственность за отсутствие приказа о возложении обязанностей
За отсутствие приказа о возложении обязанностей на время отсутствия работника, как правило, нет прямой юридической ответственности по законодательству, так как этот документ необязателен для оформления. Однако, несоблюдение норм оформления приказов о возложении дополнительных обязанностей грозит нарушением требований законодательства и возникновением конфликтов с сотрудниками. Отсутствие надлежащего оформления может привести к следующим последствиям:
- Юрлицу грозит штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб. за отсутствие письменного согласия работника на выполнение дополнительной работы по такой же или другой профессии (должности) в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
- Административная ответственность по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если не оформите или оформите ненадлежащим образом трудовой договор при приеме временного работника для исполнения обязанностей отсутствующего работника.
Поэтому крайне важно ответственно подходить к оформлению документации и обеспечивать соблюдение всех законодательных требований.
Заключение
Правильное оформление и регулирование процесса переноса обязанностей отсутствующего сотрудника имеет важное значение для защиты интересов как работодателя, так и сотрудников. Четкое понимание процедур и своевременное составление необходимых документов помогают минимизировать юридические риски и обеспечить эффективную организацию кадрового управления.
Таким образом, внимательное отношение к процессу назначения временных заместителей и тщательная подготовка соответствующих соглашений и приказов являются залогом успешной работы организации.