Почему компании должны вести кадровый учёт
Термин "кадровое делопроизводство" официально не закреплен нормами законодательства. Фактически, под данным понятием подразумевается процесс оформления, ведения, хранения и использования документации, связанной с персоналом предприятия. Такая документация включает бумаги, фиксирующие выполнение различных процедур с сотрудниками — трудоустройство, прекращение трудовых отношений, оформление отпусков и прочее. К таким документам относятся приказы о зачислении сотрудников, увольнениях, предоставлении отпусков, а также внутренние нормативные акты, такие как правила внутреннего трудового распорядка, графики предоставления отпусков сотрудникам.
Организация процесса кадрового делопроизводства находится в компетенции работодателя согласно положениям части первой статьи 8 и части первой статьи 22 ТК РФ. Есть ли у вашей организации соответствующий внутренний нормативный акт, определяющий порядок кадрового делопроизводства? Если его нет, целесообразно создать собственный внутренний документ, регламентирующий этот аспект деятельности организации.
Как составить ЛНА о кадровом делопроизводстве
В законодательстве нет конкретных требований относительно структуры и содержания кадровых ЛНА организации. Можно самостоятельно определить форму такого документа произвольно, например, в виде регламента или инструкции по работе с кадровыми документами. Документ может охватывать всю организацию целиком либо отдельно регулироваться для каждого подразделения, особенно если оно территориально удалено и имеет собственную систему учета персонала.
ЛНА должен включать:
- Общие положения. Опишите назначение данного акта, назначьте ответственное лицо за ведение кадрового делопроизводства.
- Основные правила оформления документов. Уточните типы используемых кадровых документов, порядок их согласования и круг уполномоченных подписантов.
- Организация документооборота. Зафиксируйте последовательность действий при поступлении сотрудника на работу, его увольнении, предоставлению отпусков и других кадровых мероприятиях. Определите форматы документов — стандартные или разработанные специально организацией. Полезно установить порядок регистрации входящих и исходящих документов, учитывая рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Хранение документации. Установите срок и процедуру хранения документов, включая подготовку и передачу бумаг в архив. Для этого можно обратиться к Закону об архивном деле, перечню типовых документов и правилам, установленным приказом Росархива №77 от 31 июля 2023 года и руководством №19 от 13 февраля 2024 года.
Утверждение такого акта производится путем специальной отметки («грифа») об утверждении. Дополнительно рекомендуется выпустить отдельный приказ о введении документа в действие. Всех заинтересованных сотрудников ознакомьте с документом под роспись, используя лист ознакомления, который может прилагаться к самому положению или инструкции.
Унифицированные кадровые документы
Есть унифицированные формы кадровых приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении. Они утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Однако, с 2013 года они не обязательны к использованию.
Фирма может разработать свои кадровые документы, например, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016 или взять образцы в системе "Онлайнинспекция.рф".
В системе КонсультантПлюс содержится большое количество типовых кадровых форм, разработанных специально для кадрового делопроизводства. Большинство фирменных документов – это образцы заполнения форм, доступные только для пользователей КонсультантПлюс.
Компания может вести кадровый электронный документооборот. Для ЭКДО потребуется доступ к информационной системе, потребуется оформить электронные подписи.
Кто подписывает кадровые документы
Право подписания кадровых документов от лица руководителя компании (работодателя) можно делегировать другому сотруднику посредством составления доверенности от имени юридического лица.
Доверенность должна содержать следующую обязательную информацию:
- точную дату выдачи документа;
- полные инициалы доверенного лица;
- прямое разрешение на подписание кадровых документов;
- список видов документов, на которые распространяется данное полномочие, если
- передаваемое право ограничено определенными видами документов.
Нотариальное удостоверение доверенности не требуется. Однако возможность передать полномочия по подписанию документов принадлежит исключительно директору, обладающему такими правами лично (если в учредительных документах организации отсутствуют ограничения полномочий руководства).
Ответственность
Отсутствие должной организации кадрового делопроизводства создает риск привлечения к административной ответственности согласно статьям 5.27 КоАП РФ, части 1 и 2. Примером нарушения является ситуация, когда компания не ведет необходимые кадровые документы или нарушает установленный порядок их доведения до сведения сотрудников. Так, если при приёме нового сотрудника на работу перед заключением трудового договора руководство не ознакомит его письменно с внутренними нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к выполняемой им работе, это расценивается как нарушение положений части третьей статьи 68 ТК РФ.
Следить за изменениями в законодательстве вы можете в СПС КонсультантПлюс.