Обязательно ли выдавать доверенность на получение товаров и иных материальных ценностей
Чтобы подтвердить право на получение продукции либо иного имущества на складе продавца или пункте доставки груза, крайне важно наличие доверенности. Это требование обусловлено необходимостью обеспечить передачу товара именно уполномоченному представителю, поскольку выдающая сторона обязана удостовериться, что исполнение обязательства осуществляется надлежащим образом. Доверенность выступает официальным документом, подтверждающим полномочия представителя юридического лица согласно пункту 1 статьи 312 и пункту 1 статьи 185 Гражданского кодекса РФ.
Если ценности приобретаются непосредственно в розничной торговой точке, оформление доверенности сотруднику, ответственному за покупку, необязательно. Тем не менее, коли такая доверенность всё же имеется, продавец делает счёт-фактуру на имя организации-покупателя, что помогает минимизировать налоговые риски при возмещении налога на добавленную стоимость.
Получение товара без наличия доверенности возможно руководителем предприятия или иным лицом, чьи полномочия зафиксированы в учредительных документах фирмы. Подтверждением полномочий указанных лиц служит соответствующая запись в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Кому надлежит выдать доверенность на получение ТМЦ
Документ, дающий право получать товары материально-технического назначения (включая формы по образцам M-2 и M-2a), может быть выдан как штатному работнику компании, так и физическому лицу, которое не состоит в штате организации.
Действующее законодательство не устанавливает обязательность заключения трудового договора или соглашения гражданско-правового характера между доверенным лицом и юридическим лицом, которое оно представляет.
Наконец, необходимость оформления доверенности отсутствует, если процесс передачи ценностей проходит непосредственно на территории покупателя. Здесь полномочия сотрудников последнего автоматически подразумеваются исходя из самой ситуации и обстоятельств сделки.
Сколько действует доверенность на получение ТМЦ по формам N N М-2, М-2а, в произвольной форме
Срок действия документа, наделяющего правом получения материальных ресурсов, начинается с момента его подписания и продолжается столько времени, сколько предусмотрено в самом документе.
Если период действия доверенности не установлен конкретно, документ сохраняет юридическую силу ровно один календарный год начиная с даты его выдачи (пункт 1 статьи 186 ГК РФ).
Что касается максимального периода действия доверенности на получение материалов, законом ограничения отсутствуют. Следовательно, компания вправе оформлять подобный документ на продолжительный срок, учитывая особенности взаимодействия с партнерами и поставщиками.
Чаще всего бланки доверенностей типа М-2 и М-2а предоставляются сроком до одного месяца, однако организация имеет полное право определить и иной временной промежуток, соответствующий своим интересам и потребностям.
По какой форме выдают доверенность на получение товаров и иных материальных ценностей
Оформление документов, подтверждающих полномочия на вручение всяких материальных активов, может быть как по стандартизированным формам (№№ М-2 и М-2а), установленным Государственным комитетом статистики Российской Федерации от 30 октября 1997 года № 71а, так и в свободной форме.
В любом случае содержание доверенности должно включать ряд обязательных реквизитов:
- точную дату составления документа, отсутствие которой влечет признание доверенности недействительной (пункт 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ);
- полные персональные данные представителя, включая фамилию, имя, отчество и сведения паспорта;
- название компании, выдавшей доверенность, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и прочие сведения, необходимые для идентификации юрлица;
- конкретные права, делегируемые представителю (например, прием конкретных партий товара, предусмотренного договором поставки, перечень организаций-контрагентов, взаимодействие с которыми возложено на данное лицо, и прочее).
Подпись самого уполномоченного в тексте доверенности не является обязательной.
Кроме того, использование печати организации также не является обязательным условием, ставить печать рекомендуется лишь при её наличии.
Нотариально удостоверять подобные документы необязательно.
Как заполнить бланк доверенности на получение ТМЦ
При оформлении доверенностей по унифицированным формам № М-2 и № М-2а на первой странице нужно внести следующую информацию:
- Полное название компании, ее юридический адрес, банковская информация и код Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО);
- Конкретную дату оформления доверенности, ведь если эта графа пустует, сама доверенность признается недействительной (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
- Срок окончания действия доверенности;
- Должностные обязанности и паспортные данные сотрудника, получившего доверенность;
- Название партнера (контрагента);
- Данные документов, являющихся основанием для приема материальных ценностей (счет, договор, заявка и др.).
На обратной стороне перечисляются виды и количество материальных ценностей, подлежащих передаче данному сотруднику. Но если в верхней части указаны реквизиты соответствующих документов, обратную сторону можно оставить пустой.
Все свободные строки лучше заполнить прочерком для предотвращения внесения изменений впоследствии.
Представитель ставит свою подпись:
- на обороте самой доверенности;
- в отрывной части («корешке») доверенности, если используется форма № М-2;
- в специальном журнале регистрации доверенностей, если применяется форма № М-2а.
Дополнительно, если применялась форма № М-2, необходимо заполнить корешок доверенности теми же данными, что были внесены в основную часть. После завершения операции в ячейке «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения» укажите реквизиты соответствующего акта или другого документа, фиксирующего принятие ценностей, если такая информация доступна.
Кто может выдать (подписать) доверенность на получение ТМЦ
Право подписи документа, позволяющего получать материальные активы, принадлежит руководящему должностному лицу организации либо другому субъекту, имеющему соответствующие полномочия согласно закону или внутренним документам учреждения (пункт 4 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ).
Подписывать такую доверенность главным бухгалтером не требуется, данная процедура не предусмотрена нормами действующего законодательства.
Как организовать учет выданных доверенностей на получение ТМЦ
Контроль над оформлением доверенностей на получение материальных ценностей, составленных по форме № М-2а, ведется посредством специализированного журнала, листы которого предварительно нумеруются и прошиваются. Законодательством не установлена единая обязательная форма подобного журнала, следовательно, предприятие обязано самостоятельно разработать удобную форму и официально утвердить ее распоряжением руководства. Как правило, журнал включает такие поля:
- Номер и дата предоставления доверенности;
- Период действия доверенности;
- Занимаемая должность и ФИО доверенного лица;
- Наименование стороннего контрагента;
- Подпись доверенного лица при получении документа;
- Отметка о завершении порученных действий.
Подобный порядок можно распространить и на ведение учета доверенностей, сформированных в свободном стиле.
Отрывные талоны (корешки) доверенностей формата № М-2 обычно систематически объединяют в одну книгу в хронологической последовательности за выбранный временной интервал (чаще всего за месяц).
Хранятся корешки доверенностей и журналы учета не менее пяти лет.
Следить за изменениями в законодательстве вы можете в СПС КонсультантПлюс.