Штраф за отсутствие путевого листа в 2026 году для водителей и организаций

Путевой лист — обязательный документ при коммерческих перевозках. Штраф за отсутствие путевого листа в 2025 году начинается от 500 рублей для водителя и достигает 200 000 рублей для организаций. 

Разбираемся, кто и за что платит этот штраф, какие органы проверяют документы и как избежать наказания.

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный учетный документ, подтверждающий законность использования транспортного средства в служебных целях. Он фиксирует маршрут, время поездки, техническое состояние автомобиля, факт прохождения медосмотра водителем.

Документ оформляют на каждое ТС при перевозке пассажиров, грузов или багажа в городском, пригородном и междугородном сообщении. Основание — подпункт 14 п. 1 ст. 2 Федерального закона №259-ФЗ.

Путевой лист необходим для:

• контроля за использованием служебного транспорта;
• учета расходов на ГСМ (горюче-смазочные материалы) в бухгалтерском и налоговом учете;
• подтверждения права водителя управлять автомобилем в рабочее время;
• расчета заработной платы водителей;
• документального подтверждения обоснованности поездки при проверке ГИБДД.

Единой установленной формы путевого листа нет. Организации и ИП разрабатывают бланки самостоятельно или используют типовые формы. Главное — соблюдать обязательные требования к реквизитам.

Кто обязан оформлять путевые листы

Путевой лист обязателен для юридических лиц и ИП, использующих транспорт в следующих случаях:

• коммерческие перевозки пассажиров или грузов по договорам;
• доставка товаров клиентам — например, ресторан развозит заказы;
• перевозка сотрудников служебным транспортом;
• использование автомобиля для служебных поездок сотрудников;
• учет автомобильных расходов при расчете налога — для компаний на УСН «Доходы минус расходы».

Документ оформляют, даже если водитель перегоняет пустой служебный автомобиль из одной точки в другую.

Не требуется путевой лист только частным лицам, использующим личный транспорт для собственных нужд.

ИП, самостоятельно управляющие транспортом для коммерческих перевозок, также обязаны оформлять путевые листы и проходить предрейсовые медосмотры.

Период, на который выдают путевой лист

С 1 сентября 2023 года действуют обновленные правила оформления путевых листов согласно Приказу Минтранса РФ от 28.09.2022 №390.

Срок действия документа:

• один путевой лист оформляют на одну рабочую смену;
• допускается выдача на один рейс длительностью более суток;
• разрешено оформлять несколько листов на одного водителя в течение смены;
• можно выпустить несколько листов на разных водителей одного ТС.

Путевой лист действует строго в пределах указанного в нем периода. Работа водителя ограничена нормами Трудового законодательства — не более 12 часов за рулем. Превышение установленной нормы рассматривается как работа по просроченному документу.

Нарушения и ошибки в путевых листах

Инспекторы ГИБДД, трудовой инспекции и ФНС проверяют не только наличие путевого листа, но и правильность его оформления. Рассмотрим типичные нарушения.

Просроченный путевой лист

Отдельного штрафа за просрочку нет, поэтому это нарушение засчитывают как отсутствие путевого листа.

Водителю грозит предупреждение или штраф 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Если превышение рабочего времени значительное, проверяющие могут квалифицировать это как нарушение режима труда и отдыха. Тогда для должностного лица штраф составит 5000 руб., для организации — 30 000 руб.

Отсутствие подписи механика в путевом листе

Отсутствие отметки о предрейсовом техническом контроле транспортного средства — серьезное нарушение требований безопасности перевозок.

Какая ответственность предусмотрена:

• физическим лицам — 3 000 руб.
• должностным лицам — 5 000 руб.
• юридическим лицам и ИП — 30 000 руб.

Техконтроль предусматривает проверку технического состояния автомобиля перед выездом. Отвечает за его организацию работодатель.

Отсутствие медосмотра в путевом листе

Отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре влечет наиболее крупные штрафы.

Медосмотры проводят только медработники с соответствующим образованием и лицензией. С 2023 года разрешены дистанционные медосмотры методами телемедицины, если медработник соответствует требованиям Постановления Правительства РФ №866.

Неправильное заполнение

Обязательные реквизиты путевого листа установлены Приказом Минтранса от 28.09.2022 №390.

Ответственность за ошибки в заполнении или отсутствие обязательных реквизитов по пп. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ:

• для физических лиц — 3000 рублей;
• для должностных лиц — 5000 рублей;
• для юридических лиц — 30 000 рублей.

Электронные путевые листы

С 1 марта 2023 года организации и ИП вправе применять электронные путевые листы (ЭПЛ) наравне с бумажными. Переход на цифровой формат добровольный, но многие компании уже оценили его преимущества.

ЭПЛ — аналог бумажного документа в электронном виде. К нему применяют те же требования по реквизитам и оформлению.

Преимущества электронных путевых листов:

• сокращение времени на оформление документов;
• автоматизация документооборота;
• удобное хранение и учет;
• возможность дистанционного оформления медосмотров;
• быстрое предъявление инспектору ГИБДД через QR-код;
• снижение рискаштрафа за ошибки в оформлении.

Формат электронных путевых листов разработан ФНС (Приказ от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116). Документ состоит из четырех титулов (файлов обмена):

• сведения о компании, ТС, водителе, виде перевозки;
• информация о медосмотре и медработнике;
• данные о выезде ТС и показаниях одометра;
• данные о возвращении ТС.

Для работы с электронными путевыми листами необходимо:

• заключить договор с оператором электронного документооборота из реестра Минтранса;
• оформить электронные подписи водителям, медработникам и сотрудникам, ответственным за техконтроль;
• закрепить переход на ЭПЛ в учетной политике организации.

Водитель предъявляет электронные путевые листы инспектору ГИБДД через QR-код на мобильном телефоне. Распечатывать ЭПЛ не требуется.

Штрафы за отсутствие или неправильное оформление ЭПЛ те же, что и для бумажных путевых листов.

Штраф за отсутствие путевого листа

Штраф за езду без путевого листа зависит от того, кто привлекается к ответственности — водитель, должностное лицо или организация.

Штрафы за отсутствие путевого листа непосредственно выписывают сотрудники ГИБДД. Другие органы могут передать материалы в суд для привлечения к ответственности.

Штраф для водителя

За управление служебным автомобилем без путевого листа водитель несет административную ответственность по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Наказание — сначала предупреждение, затем штраф 500 рублей. Работодатель не обязан возмещать эту сумму.

Штраф для должностного лица

Должностное лицо — это сотрудник организации, выполняющий организационно-распорядительные или административные функции. К ним относятся:

• руководитель организации (генеральный директор, директор);
• лицо, ответственное за обеспечение безопасности дорожного движения;
• диспетчер, выпускающий ТС на линию;
• начальник транспортного отдела;
• другие сотрудники, наделенные правом допуска водителей к работе.

Если ИП самостоятельно управляет транспортом, он несет ответственность как предприниматель, а не как должностное лицо. Но если у ИП есть наемные водители, ответственность за их допуск к работе несет сам ИП по ставке для должностных лиц.

Штраф для ИП

Индивидуальные предприниматели несут ответственность наравне с юридическими лицами.

При использовании УСН «Доходы минус расходы» отсутствие путевых листов приравнивают к нарушению правил налогового учета.

Штраф по п. 3 ст. 120 НК РФ — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Штраф для юридического лица

Организации несут наиболее крупную ответственность за нарушения в путевых листах.

Как и где оплатить штраф за путевой лист

Штраф оплачивает лицо, привлеченное к административной ответственности — водитель, должностное лицо, ИП или организация. Срок оплаты — 60 дней с момента вступления постановления в силу. При оплате штрафа в течение 30 дней со дня вынесения постановления действует скидка 25%. 

При просрочке оплаты применяют санкции по ст. 32.2 КоАП РФ:

• арест или заморозка банковских счетов;
• запрет на регистрационные действия с транспортным средством;
• возбуждение исполнительного производства.

Заключение

Отсутствие путевого листа или ошибки в его оформлении влекут административную ответственность от 500 рублей для водителя до 200 000 рублей для организации при повторных нарушениях. Особенно строго контролируют наличие отметок о медосмотре и техконтроле — их отсутствие приводит к крупным штрафам.

Переход на электронные путевые листы упрощает документооборот, но не освобождает от ответственности за нарушения. Оформляйте документы правильно, соблюдайте сроки и храните путевые листы в течение 5 лет — это защитит от штрафа и налоговых доначислений.

Следить за изменениями в законодательстве вы можете в СПС КонсультантПлюс.