Содержание
Сегодня мир стремительно глобализируется, и всё больше компаний сталкиваются с необходимостью отправлять персональные данные за границу. Трансграничная передача персональных данных предполагает отправку цифр и фактов о людях за пределы России государству, международной организации, иностранной компании или физическому лицу. Однако такая практика сопряжена с серьёзными рисками нарушения законов и регламентов, которые регулируют обращение с чувствительными сведениями. Давайте разберёмся, каким образом обезопасить себя и своих партнёров, соблюдая нормы отечественного законодательства.
Что такое трансграничная передача персональных данных работников организации и как ее осуществлять?
Представьте ситуацию: сотрудник вашей компании отправляется в длительную рабочую поездку за границу, и вам приходится передать коллегам необходимые сведения о нём. Или же ваш бизнес расширяется, и вы начинаете сотрудничать с иностранными компаниями, которым необходима контактная информация сотрудников или клиентов. Вот тут-то и встаёт вопрос о том, как правильно осуществить такую операцию, избежав неприятностей.
Поскольку закон не выдвигает особых требований к передаче данных работников за рубеж, следует придерживаться общих положений. Прежде всего, работодатель обязан письменно заручиться согласием сотрудника на экспорт сведений. Формы подобного согласия не установлены, поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать подходящий шаблон. Документ должен включать подробное описание целей отправки данных и перечень стран-получателей.
Идентификация людей с использованием персональных биометрических данных, при зарубежной передаче, запрещена.
Российский закон чётко регламентирует процедуру направления личной информации за рубеж. Согласно действующему законодательству, это мероприятие должно соответствовать следующим условиям:
- все, что отправляется, используется только в тех странах, уровень защиты которых соответствует необходимым стандартам;
- необходимость в предоставлении сведений должна быть обоснована конкретной целью и иметь соответствующую договорную основу;
- субъект данных должен быть проинформирован о том, кому и зачем направляется его информация.
В список иноземных государств, обеспечивающих приемлемую защиту прав субъектов персональных данных, включены:
- государства-участники Европейской конвенции Совета Европы по защите прав граждан при автоматической обработке личной информации;
- государства, которые хоть и не подписали названной Конвенции, но соблюдают ее требования.
Это минимизирует вероятность злоупотреблений и обеспечивает должный уровень защиты частной жизни граждан.
Перед началом отправки данных необходимо получить определенные сведения от иностранных получателей, включая номера (телефоны), адреса и почтовые ящики элпочты. Впоследствии следует передать сообщение в Роскомнадзор о планируемом межгосударственном трансфере, заполнив специальную форму, доступную на сайте ведомства. Это извещение предоставляется независимо от обычного уведомления о намереньях обрабатывать персональные данные.
Отправив уведомление, можно начать отправлять данные в иностранные государства, входящие в перечень сторон Конвенции Совета Европы или включенные в специальный реестр Роскомнадзора. Процесс прекращается только при принятии Роскомнадзором запрета или ограничения на подобную передачу.
Частые ошибки и особенности при работе с трансграничной передачей данных
Несмотря на наличие детально прописанных норм, многие компании продолжают допускать серьезные ошибки, приводящие к санкциям и убыткам. Среди наиболее распространённых проблем:
- отсутствие письменного согласия сотрудника на передачу данных;
- неверное заполнение документов и пропуск ключевых деталей;
- несоблюдение сроков подачи уведомлений в контролирующие органы.
Чтобы предотвратить подобные инциденты, специалисты рекомендуют регулярно проводить внутренние проверки и консультироваться с юристами по вопросам соответствия требованиям закона.
Опытные эксперты выделяют несколько простых рекомендаций, позволяющих снизить риски и упростить процедуру:
- разработайте внутреннюю инструкцию по обработке и хранению данных, обязательную для ознакомления сотрудниками;
- проводите регулярное обучение персонала правилам работы с чувствительной информацией;
- создавайте автоматизированные системы контроля за движением данных внутри компании.
Самый важный аспект любого процесса передачи данных — получение согласия гражданина. Это требование применимо ко всем операциям с персональными данными, особенно если речь идёт о трансграничном трансфере данных. Чтобы минимизировать возможные проблемы, предприятие обязано предпринять ряд шагов:
- заранее получить ясное и однозначное согласие субъекта данных на отправку его сведений за границу;
- разработать простую и понятную форму согласия, которая будет доступна каждому сотруднику;
- четко сформулировать цель отправления данных и сроки хранения информации;
- установить правила обработки и хранения данных, и строго им следовать.
Любые сомнения и неопределённости здесь недопустимы, ведь каждое нарушение грозит крупными штрафами и репутационными потерями.
До старта обработки обязательно составьте специальное заявление, подтверждающее ваше намерение передавать персональные данные за пределы государства. Такой документ отправляется автономно, вне рамок основного уведомления о запланированной обработке персональных сведений.
Форма помогает государственным органам контролировать поток данных и выявлять потенциальные угрозы утечки или неправомерного использования информации.
