Как списать задолженность по подотчетным суммам бывшего работника, если прошло три года

Да, данную задолженность можно списать по истечении трехлетнего срока исковой давности как безнадежную. НДФЛ и взносы нужно начислить.

Обоснование:

В налоговом учете можно признать задолженность безнадежной и списать ее в состав внереализационных расходов, если списание происходит по основаниям, предусмотренным п. 2 ст. 266 НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). В частности, можно учесть в составе расходов задолженность, по которой истек срок исковой давности. По мнению Минфина России, для этого случая применяется общий срок исковой давности - три года (Письмо от 08.08.2012 N 03-03-07/37).

В бухгалтерском учете по истечении трех лет данная задолженность признается нереальной для взыскания и отражается в составе прочих расходов по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы" (п. п. 11, 14.3 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

НДФЛ нужно удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации, но при этом остались в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письма Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности).

Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 25 февраля следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письма Минфина России от 30.04.2025 N 03-15-06/44169, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Начисляйте взносы на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082):

1. на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);

2. на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято.

Настоящая консультация имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации и не препятствует руководствоваться нормами законодательства в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящей консультации.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

Вопрос: Об учете в целях налога на прибыль задолженности по подотчетным суммам, выданным работникам, по которой истек срок исковой давности. (Письмо Минфина России от 08.08.2012 N 03-03-07/37)

Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2025)

Вопрос: Сотрудник нашей фирмы (на ОСН) вовремя не отчитался за деньги, поскольку у него отсутствуют закрывающие документы. Удерживать эту сумму из его зарплаты не стали. Можно ли списать его задолженность сразу по истечении срока, на который был выдан подотчет? Или для списания нужно ждать 3 года? ("Главная книга", 2023, N 11)