Можно ли списать задолженность уволенного сотрудника по невозвращенным подотчетным суммам, если прошло более трех лет? Надо ли начислять НДФЛ и взносы?
Да, данную задолженность можно списать по истечении трехлетнего срока исковой давности как безнадежную. НДФЛ и взносы нужно начислить.
Обоснование:
В налоговом учете можно признать задолженность безнадежной и списать ее в состав внереализационных расходов, если списание происходит по основаниям, предусмотренным п. 2 ст. 266 НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). В частности, можно учесть в составе расходов задолженность, по которой истек срок исковой давности. По мнению Минфина России, для этого случая применяется общий срок исковой давности - три года (Письмо от 08.08.2012 N 03-03-07/37).
В бухгалтерском учете по истечении трех лет данная задолженность признается нереальной для взыскания и отражается в составе прочих расходов по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы" (п. п. 11, 14.3 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).
НДФЛ нужно удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации, но при этом остались в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письма Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).
Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности).
Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 25 февраля следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письма Минфина России от 30.04.2025 N 03-15-06/44169, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).
Начисляйте взносы на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082):
- на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);
- на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято.
Настоящая консультация имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации и не препятствует руководствоваться нормами законодательства в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящей консультации.
Рекомендуем ознакомиться с материалами:
Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2025)
Услуга оказывается в соответствии с Регламентом Линии консультаций КАДИС.
