Работники написали заявления о направлении им расчетных листков по заработной плате за месяц на их личные электронные почты. Вправе ли работодатель рассылать расчетные листки на электронные почты?
Работодатель вправе рассылать расчетные листки на электронную почту только тем работникам, с которыми применяет ЭКДО. При этом необходимо соблюдать меры по защите персональных данных.
При этом если работодатель не может обеспечить защищенный канал связи, рассылка расчетных листков на личную электронную почту не будет соответствовать нормам законодательства о персональных данных.
Обоснование: Порядок выдачи расчетных листков законодательством не установлен, поэтому его можно определить в локальном нормативном акте организации.
Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц - при выплате заработной платы за отработанный месяц. В расчетном листке при этом должна быть отражена информация обо всех видах выплат, входящих в состав заработной платы и начисленных работнику за этот месяц (Письмо Роструда от 17.09.2021 N ПГ/26944-6-1).
Следует обратить внимание, что Минтруд изменил мнение по поводу электронных расчетных листков. Ранее министерством было разъяснено, что расчетные листки можно направлять на электронную почту работников, если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты (Письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Но в связи с внесением в ТК РФ норм об ЭКДО позиция ведомства изменилась.
По мнению Минтруда, изложенному в Письме от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296, извещение работника о составных частях зарплаты в электронном виде не будет отвечать требованиям трудового законодательства - кроме случаев ведения организацией электронного документооборота на основании ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ.
Иными словами, направлять работникам электронные расчетные листки (в том числе на электронную почту) работодатель может только в том случае, если используется электронный кадровый документооборот. В иных ситуациях выдавать расчетные листки следует "на бумаге".
Расчетный листок содержит персональные данные работника, поэтому при его выдаче следует соблюдать требования законодательства о защите персональных данных.
Согласно абз. 4 ч. 1 ст. 88 ТК РФ работодателю необходимо предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Поэтому работники бухгалтерии, ответственные за формирование и выдачу расчетных листков, должны обеспечивать конфиденциальность сведений о заработной плате работников, ставших им известными при исполнении трудовых обязанностей.
Направление расчетного листка в электронном виде должно осуществляться по защищенным каналам связи, персональные данные работников необходимо передавать с использованием средств криптографической защиты информации.
После получения расчетного листка каждый работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение тайны персональных данных.
Таким образом, если работодатель не может обеспечить защищенный канал связи, рассылка расчетных листков на личную электронную почту не будет соответствовать нормам законодательства о персональных данных. Поскольку в этом случае есть риск утечки персональных данных.
Кроме того, согласно позиции Минтруда, изложенному в Письме от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296, отправлять расчетный листок по электронной почте можно только тем работникам, с которыми применяете ЭКДО. При этом также необходимо соблюдать меры по защите персональных данных.
Дополнительно рекомендуем ознакомиться с материалом: Готовое решение: Как оформить расчетный листок (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}.
Настоящая консультация имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации и не препятствует руководствоваться нормами законодательства в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящей консультации.
Услуга оказывается в соответствии с Регламентом Линии консультаций КАДИС.
