Cколько организация может потратить на представительские расходы в год? Какой перечень таких расходов? От чего зависит размер суммы, и принимаются ли такие расходы по налогу на прибыль?
Ограничений по сумме представительских расходов в бухгалтерском учете нет. Единственное ограничение – в налоговом учете представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включайте в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Представительские расходы - затраты на проведение переговоров с контрагентами и клиентами, а также на организацию заседаний совета директоров. Это расходы на официальный прием (например, деловой обед), доставку участников к месту проведения мероприятия, услуги переводчиков.
Обоснование:
В бухгалтерском учете расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на: расходы по обычным видам деятельности; прочие расходы (п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99). Никаких ограничений по видам и размерам таких расходов в бухгалтерском учете нет. Согласно п. 16 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий: расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота; сумма расхода может быть определена; имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.
Перечень представительских расходов в бухгалтерском учете нормативно не определен.
Любые расходы, непосредственно связанные с проведением делового мероприятия в форме переговоров, форумов, мастер-классов по обмену опытом, круглых столов, презентаций и др., в которых участвуют представители других организаций, можно учитывать как представительские. В частности, в состав представительских расходов в бухгалтерском учете включают стоимость:
- завтрака, обеда или ужина;
- буфетного обслуживания во время делового мероприятия;
- услуг переводчика;
- транспортного обслуживания.
Для принятия представительских расходов к учету оформите документы, подтверждающие проведение представительского мероприятия. Ими, в частности, могут быть:
- приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
- программа представительского мероприятия;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах.
Конкретный перечень документов установите в локальном нормативном акте организации, например в положении о представительских расходах. Формы документов утвердите в учетной политике.
Подробнее см. Готовое решение: Как отражать представительские расходы в бухгалтерском учете (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}
В налоговом учете представительские расходы учитываются в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но учесть можно не всю сумму таких расходов, а только ту, которая укладывается в норматив - не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
При методе начисления расходы по общему правилу признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от осуществления оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Какие расходы относятся к представительским
Представительскими являются расходы, которые связаны с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц, указанных в п. 2 ст. 264 НК РФ. Речь идет, в частности, о представителях других организаций, которые участвуют в переговорах для взаимного сотрудничества, участниках, прибывших на заседание совета директоров. Расходы на лиц, которые к такой категории не относятся, включить в представительские нельзя (Письмо Минфина России от 30.10.2023 N 03-03-06/1/103183). Исключение - расходы на проведение переговоров с физлицами - фактическими или потенциальными клиентами организации. По мнению Минфина России, их также можно отнести к представительским (Письма от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859). Состав представительских расходов законодательно не регламентирован. Основное требование - они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.09.2020 N 03-03-07/82582).
К представительским относятся затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
- на проезд участников к месту проведения мероприятия и обратно;
- на буфетное обслуживание во время мероприятия;
- оплата услуг переводчиков во время мероприятия.
Не относятся к представительским расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний участников мероприятий, их культурную программу (посещение театров, концертов, музеев, экскурсий) (п. 2 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 30.10.2023 N 03-03-06/1/103183).
К примеру, нельзя учесть при расчете налога на прибыль расходы на развлекательную программу - фуршет, теплоход и артистов, - которая была организована после официальной части мероприятия. Также нельзя учесть расходы на проживание гостей (п. 2 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).
При расчете налога на прибыль за отчетный (налоговый) период представительские расходы учитываются по нормативу, который составляет не больше 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Если вы применяете метод начисления, то для расчета нормы возьмите начисленную сумму расходов на оплату труда (ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).
При кассовом методе норму рассчитайте исходя из фактически выплаченных сумм (погашенной задолженности) работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Поскольку учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль ведется нарастающим итогом с начала года, то и норма представительских расходов в течение года тоже будет изменяться (п. 7 ст. 274, п. 1 ст. 285 НК РФ).
Тогда сверхнормативные представительские расходы, которые на основании п. 42 ст. 270 НК РФ вы не учли при расчете налога на прибыль в одном отчетном периоде, можно учесть в следующих отчетных периодах текущего года.
Настоящая консультация имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации и не препятствует руководствоваться нормами законодательства в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящей консультации.
Рекомендуем ознакомиться с материалами:
Услуга оказывается в соответствии с Регламентом Линии консультаций КАДИС.
