Согласно указания Банка России неизрасходованные остатки подотчетных денежных средств у сотрудника, при возвращении в кассу мы должны сдать в банк. Но помимо обычного подотчета, есть находящиеся на этом же счете сотрудники (кассиры торговых точек), которым выдается разменный фонд для ведения операций по кассе с клиентами.
Необходимо ли каждый раз при сдаче и выдаче одному и тому же человеку данного разменного фонда так же сдавать эти деньги в банк, как и остатки по неизрасходованным подотчетным средствам выданным на те или иные нужды?
Вопрос о порядке расходования участником наличных расчетов денег, сданных подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, был рассмотрен ЦБ РФ в Письме от 09.07.2020 N 29-1-1-ОЭ/10561.
ЦБ РФ обратил внимание, что среди целей расходования предусматривается возможность выдачи наличных денег работникам под отчет, в оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, а также на выдачу займов микрофинансовой организацией, ломбардом, кредитным потребительским кооперативом, сельскохозяйственным кредитным потребительским кооперативом. В Письме особо обратили внимание на тот факт, что наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу участника наличных расчетов по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование, предусмотренные п. 1 Указания N 5348-У.
Вывод, который сделал ЦБ РФ, таков: неиспользованную часть аванса, которую подотчетное лицо возвращает в кассу, нужно зачислить на банковский счет.
Однако, выдача кассиру-операционисту разменной монеты и купюр из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером, а их возврат в кассу - приходным кассовым ордером (п. п. 5, 6 Указания N 3210-У).
Перед началом смены старший кассир раздает разменные деньги кассирам-операционистам, а по окончании смены собирает обратно. Такая передача разменных денежных средств фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
При возврате старшим кассиром в кассу магазина по окончании смены разменных денежных средств оформляется приходный кассовый ордер и отражается приходная запись в кассовой книге.
Вместе с тем организация вправе выдавать перед началом смены разменные денежные средства из кассы магазина кассирам-операционистам напрямую. По окончании смены выданные средства возвращаются ими обратно в кассу магазина. В таком случае выдача каждому кассиру-операционисту оформляется отдельным расходным кассовым ордером. При возврате разменной монеты в кассу магазина оформляются приходные кассовые ордера. Соответствующие записи отражаются в кассовой книге обособленного подразделения.
Как видим, разменный фонд остается в пределах кассы организации и оформляется РКО и ПКО, а не авансовыми отчетами.
В бухгалтерском учете операции по передаче разменных денег отражают записями по субсчетам счета 50 "Касса".
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Первичный документ |
| Выданы денежные средства для размена в операционной кассе | 50-2 | 50-1 | Расходный кассовый ордер |
| Отражен возврат размена из операционной кассы | 50-1 | 50-2 | Приходный кассовый ордер |
Услуга оказывается в соответствии с Регламентом Линии консультаций КАДИС.
